AI 기반 생산성 툴은 이름만으로도 대단해 보이지만, 실제로는 어떻게 써야 내 업무에 도움이 될까? 툴을 알고 있다는 것과 실제로 ‘잘 쓴다’는 것은 완전히 다르다. 제대로 활용하면 시간을 절약하고, 업무 정확도도 높아지며, 반복 업무에서 해방될 수 있다. 하지만 반대로 기능을 다 이해하지 못한 채 쓰면 기대 이하의 결과에 실망할 수도 있다. 이번 글에서는 앞서 소개한 주요 AI 툴들—ChatGPT, Notion AI, Jasper, Zapier, Motion, Canva, RunwayML 등—에 대해 실제 업무에서 바로 써먹을 수 있는 구체적인 사용법을 정리해보자.
ChatGPT, Notion AI, Jasper: 텍스트 작업을 위한 실전 팁
먼저 ChatGPT. 이 도구의 핵심은 프롬프트를 얼마나 잘 쓰느냐다. 예를 들어 블로그 글 초안을 부탁하고 싶다면 “2000자 분량으로, OO에 대해 세 개의 소제목으로 구성해줘. 문체는 자연스럽고 쉽게 읽히게 해줘”처럼 구체적으로 요청하자. 또 회의록 요약에는 “다음은 회의 기록이야. 주요 논의 주제와 결정 사항을 5줄로 정리해줘”처럼 쓸 수 있다. 이메일 초안 요청도 유용하다. “다음 정보를 기반으로 정중한 협조 요청 이메일을 작성해줘: 회의 일정 변경, 수요일 오전 10시, Zoom 링크 제공 필요”라고 입력하면 거의 바로 전송 가능한 수준의 결과를 얻을 수 있다. Notion AI는 글쓰기보다는 문서 정리와 요약에 강하다. 노션에서 페이지를 열고, 상단 AI 메뉴를 누르면 ‘요약’, ‘조직’, ‘번역’, ‘행동 항목 추출’ 등의 옵션이 뜬다. 예를 들어 회의록 페이지에서 ‘요약’ 기능을 누르면 제목, 주요 내용, 결론 요약을 자동 생성해준다. 업무일지를 매일 쓴다면 Notion AI가 전날 내용을 요약해주고, 체크리스트를 자동으로 뽑아주는 것도 가능하다. Jasper는 콘텐츠 마케팅에 특화되어 있다. 블로그, 랜딩페이지, SNS 게시물, 광고 카피까지 모두 템플릿을 제공한다. 가장 실용적인 활용법은 ‘브랜드 보이스’를 사전 등록해두고, Jasper Docs 기능을 활용해 마치 구글 문서처럼 실시간 콘텐츠 작성과 AI 생성이 병행되도록 하는 것이다. 예를 들어 블로그 마케팅을 한다면, 키워드만 입력해도 SEO 최적화된 글 구조와 제목 아이디어, 본문 내용까지 자동 생성된다. 단순한 텍스트 툴이 아니라 ‘콘텐츠 제작 파트너’처럼 활용할 수 있는 점이 핵심이다.
Zapier, Motion, Reclaim: 시간과 흐름을 자동으로 설계하자
Zapier는 업무 자동화에 특화된 도구로, ‘이벤트 기반 트리거 + 작업 조합’ 방식으로 작동한다. 예를 들어 “Gmail에서 특정 키워드가 포함된 메일이 오면 → 그 내용을 Google Sheets에 자동으로 기록하고 → Slack에 알림 보내기” 같은 시나리오를 만들 수 있다. 실전에서는 이렇게 활용해보자. 프로젝트 문의 폼(Google Forms)이 제출되면 → 답변 내용을 Notion DB에 자동으로 입력하고 → 고객 정보는 Airtable에도 백업 → 그 사람에게 자동으로 웰컴 이메일을 발송하는 자동화 시나리오를 만들 수 있다. 이런 식으로 루틴 업무를 묶으면 하루 12시간의 시간을 아낄 수 있다. Motion은 일정 관리에 최적화된 AI 도구다. 기본 원리는 ‘할 일(To-Do)과 미팅 캘린더를 통합해서 자동으로 시간표를 짜준다’는 것이다. 실전에서는 매일 아침 Motion에 해야 할 일을 쌓아두면 AI가 가장 적절한 시간대에 자동 배정한다. 예를 들어 “블로그 초안 작성(2시간)”을 등록하면 빈 시간대를 찾아 캘린더에 자동 배치된다. 마감 시간이 임박한 항목은 더 빨리 배정되고, 미팅 시간과 겹치지 않게 조율해준다. Reclaim은 이와 비슷하지만 좀 더 정교하다. 특히 ‘개인 시간’, ‘점심 시간’, ‘딥 워크(집중 작업)’ 시간을 자동으로 구분해 배정해주는 점이 강력하다. 예를 들어 Reclaim은 사용자의 업무 리듬을 분석해 “매일 오전 10시12시는 가장 집중력이 높으니 이때 중요한 작업을 넣자”는 식으로 자동 조정해준다. 또한 팀 미팅 요청이 들어와도 자동으로 가능한 시간대만 보여주기 때문에 일정 잡기도 편하다. 시간 관리 AI는 습관을 바꾸는 것이므로 꾸준한 사용이 관건이다.
Canva, RunwayML, Copilot: 비디자인/비개발자도 전문가처럼
Canva는 초보자도 전문가처럼 보이게 만드는 디자인 툴이다. 여기서 핵심은 템플릿 활용과 AI 기능의 조합이다. 예를 들어 유튜브 썸네일이나 인스타 카드뉴스를 만들 때, Canva에서 ‘Magic Design’을 클릭하고 텍스트 프롬프트를 입력하면 AI가 자동으로 레이아웃을 생성해준다. “부동산 세미나용 프레젠테이션” 같은 문장을 입력하면 적절한 폰트, 색상, 아이콘이 포함된 디자인이 뚝딱 만들어진다. 또한 Magic Write는 블로그 초안이나 카드뉴스 문구를 자동으로 생성해주는 텍스트 도우미로도 활용할 수 있다. RunwayML은 영상 편집과 생성형 AI 기술이 결합된 플랫폼이다. 실전에서 가장 유용한 기능은 ‘영상 배경 제거’, ‘스타일 변환’, ‘텍스트로 영상 만들기’다. 예를 들어 기존 인터뷰 영상에서 배경을 제거해 고급스러운 톤으로 바꾸거나, “도심 속 자연 풍경을 배경으로 한 명상 영상”이라고 입력하면 해당 스타일의 B-roll 영상을 생성해준다. 광고 영상, 짧은 홍보 콘텐츠 제작에 특히 강력하다. 코딩 관련해서는 GitHub Copilot을 추천한다. 코드를 한 줄씩 입력하면 자동으로 완성해주는 기능은 물론, 주석만 달아두면 전체 함수를 작성해주기도 한다. 예: “// 사용자의 입력값을 받아 정규식을 이용해 이메일 형식인지 검사하는 함수”라고 쓰면 관련 코드를 자동 생성해준다. 실전에서는 팀 프로젝트에서 자주 쓰는 컴포넌트, API 연결, 반복 로직 등을 빠르게 구성할 때 큰 도움이 된다. Python, JavaScript, TypeScript 등 다양한 언어에서 쓸 수 있으며 VS Code 확장 프로그램 형태로 작동하니 설정도 쉽다.
결국 AI 생산성 툴은 ‘선택’보다 ‘활용’이 중요하다. 아무리 좋은 툴이라도 내가 실제로 적용할 수 없다면 의미가 없다. 오늘 소개한 실전 사용법들을 참고해 하나씩 실험해보고, 본인의 업무 스타일에 맞는 ‘AI 파트너’를 만드는 것이 핵심이다. 처음에는 익숙하지 않겠지만, 꾸준히 반복하다 보면 반복 업무에서 해방되고, 더 창의적인 일에 시간을 투자할 수 있게 된다. 지금 당신의 작업 방식에 AI 한 방울을 더하면, 그 자체로 업무의 질과 속도가 달라질 것이다.